افضل التقنيات الالكترونية لانظمة ادارة والارشفة الوثائق والملفات

التخصصات

كود البرنامج : EU-12980

لمقدمة :

تواجه المنظمات اليوم العديد من التحديات كـأحجام البيانات المتزايدة، ومن هنا أصبحت إدارة الوثائق و الأرشفة عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحوكمة المعلومات و تساعد إدارة الوثائق و الأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير و التشريعات، والحد من التخزين، و تخفيف المخاطر و التكاليف، و الحفاظ على الوصول السلس إلى الوثائق المهمة.

وتعتبر حلول حلول الارشفةمن اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات و التقليل من تخزين الورق و مخاطر تلف الأوراق، و الحد من التكلفة. وتستخدم نظم ادارة الوثائق و الارشفة الالكترونية في متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات.

الأهداف :

الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي
اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا
اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات
إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية
تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا
تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه

المحتويات الأساسية :

الوحدة الأولى : الأرشفة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية
عناصر الإدارة الإليكترونية-
اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
نظم الأرشفة الإلكترونية
مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الوحدة الثانية : الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات

طرق التصنيف والفهرسة
متطلبات الأرشفة الالكترونية
خصائص الارشفه الالكترونية
طرق صيانة الملفات
البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
الحماية من الاخطار الالكترونية
أهم برامج الأرشفة الالكترونية

الوحدة الثالثة : نظم إدارة الوثائق

التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ و الاسترجاع.
استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
استخدامات Access في بناء قواعد البيانات.
أستخدامات Acrobatفي الأرشفة و الحفظ.
تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال .

الوحدة الرابعة : بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة

إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية
النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

الوحدة الخامسة : المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات

التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
شروط أحكام الوثائق والملفات
أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
التنظيم الفني للمحفوظات
مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
نموذج فهرس دليل المحفوظات
نموذج فهرس محتويات ملف
نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
نموذج بطاقة إحالة محفوظة
استرجاع الوثائق والملفات
مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الوحدة السادسة : الإعداد لبناء الأرشيف

التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة
المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
الإعداد لبناء الأرشيف
تحديد محتويات الأرشيف
(تشخيص واقع الوثائق)
جداول مدد استيفاء الوثائق
مراحل التنظيم الفني للوثائق
المرحلة الأولى : التصنيف
المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
المرحلة الثالثة : الترتيب
المرحلة الرابعة : الفهرسة

الوحدة السابعة :

ورشة عمل

تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ و تنظيم الأرشيف. و تطبيق الاتجاهات الحديثة في
الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء علي أسس وقواعد سليمة.

ورشة عمل

تفعيل تطبيقات الحاسب الآلي اليومية لدي المتدرب و إكسابه أفكارا و قدرات متنوعة من تعظيم الاستفادة القصوى من البرامج المتاحة له حاليا مثل ( MS-Excel – MS Access) و كيفية الاستفادة منها في تنظيم وحفظ الوثائق.

ورشة عمل

تدريب المشاركين علي تطبيقات الأعمال الإلكترونية الحديثة ، وكيفية إحلال الأعمال الإلكترونية في بيئة العمل دون الإخلال بالأعمال الحاكمة و المنظمة للإدارة الالكترونية وذلك من خلال مجموعة التطبيقات المتعارف عليها MS-Office علاوة علي تطبيقات الأرشفة الإلكترونية E-Archiving ونظم التدفق المستندي .Work Flow Systems

أساليب تنفيذ البرنامج ( معتمدة دوليا )

يقدم هذا البرنامج مستشارين وخبراء (محاضرين) معتمدون من الاكاديميات والمؤسسات الدولية.
يزود كل مشارك بمادة علمية منهجية معتمدة دوليا.
الطرح النظرى فى البرنامج لا يتجاوز 35% من إجمالى ساعات البرنامج .
اعتماد طريقة ورش العمل التطبيقية وتشكيل مجاميع النقاش المركزة من قبل المشاركين .
حزمة تمارين (نظرية وعملية) التي من شانها ترسيخ أفكار واهداف البرنامج .
ملف مرئي لعديد الأمثلة والحالات العملية تجسد كل مفردات المنهاج التدريبي يتم تحديثها باستمرار
اعتماد البرنامج التدريبي على مبدأ المناقشات الجماعية التشاركية.
تقييم الأداء النهائي وفق نموذج أداء معتمد يتضمن تقييم وملاحظات مكتوبة وتوصيات عملية.
استشارات فنية لجميع المشاركين وتوصيات عملية بعد انتهاء البرنامج التدريبي.
فريق إداري ينظم سير البرنامج ويلبي متطلباته وخصوصياته بشكل انسيابي .

مواعيد واماكن الإنعقاد

تاريخ الإنعقاد

مكان الإنعقاد

مدة البرنامج

2025-07-16

باريس

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

لندن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

روما

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

دبي

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

جدة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

نيويورك

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

فلوريدا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

القاهرة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

اسطنبول

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

أبو ظبي

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

بيروت

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

عمان

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

كازابلانكا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

ألمانيا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

كوالالمبور

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

مدريد

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

شرم الشيخ

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

جنيف

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

بوسطن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

امستردام

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

سنغافورا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

المنامة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

برشلونة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

واشنطن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

الدوحة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

الدمام

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

الرياض

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

الكويت

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

مسقط

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-07-16

بانكوك

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-07-20

2025-09-03

باريس

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

لندن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

روما

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

دبي

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

جدة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

نيويورك

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

فلوريدا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

القاهرة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

اسطنبول

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

أبو ظبي

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

بيروت

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

عمان

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

كازابلانكا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

ألمانيا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

كوالالمبور

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

مدريد

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

شرم الشيخ

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

جنيف

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

بوسطن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

امستردام

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

سنغافورا

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

المنامة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

برشلونة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

واشنطن

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

الدوحة

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

الدمام

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

الرياض

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

الكويت

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

مسقط

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-03

بانكوك

اسبوع
تاريخ الإنتهاء : 2025-09-09

2025-09-24

باريس